Je bestellingen blijven maar binnen komen. En dat is misschien wel het allerbeste van het runnen van een e-commerce shop, toch? Het betekent dat jouw business booming is! Maar het verwerken van al die bestellingen kan lastig zijn. Gelukkig zijn er veel manieren om jouw ordermanagement te stroomlijnen. Wij geven je 5 handige tips, maar eerst…
Wat is ordermanagement of orderbeheer?
Ook al lijkt het vanzelfsprekend, ordermanagement is veel meer dan ‘gewoon’ je bestellingen beheren. Zie het als het brein achter elke stap in je bestel- en fulfilmentproces.
Hoe je bestellingen beheert, kan je relatie met klanten maken of breken. Als je het goed aanpakt, vergroot je de klantloyaliteit, je inkomsten en kun je zelfs manieren vinden om geld te besparen!
Om een groot aantal orders goed te beheren, heb je een Order Management System (OMS) nodig. In tegenstelling tot een WMS (Warehouse Management System) dat alleen je magazijnprocessen beheert, is een OMS een digitale manier om de hele cyclus van een bestelling te beheren.
Een Order Management System volgt alle informatie en processen die nodig zijn om een bestelling uit te voeren zoals het invoeren van orders, de uitvoering ervan, je after-sales service en meer. Dit systeem kan daarnaast gemakkelijk worden geïntegreerd met een WMS, en door beide systemen samen te gebruiken wordt de inkomende en uitgaande logistiek efficiënter.
Een OMS is echter één stukje van het hele proces van het stroomlijnen van je orders.
Waarom geoptimaliseerde ordermanagement zo belangrijk is
Bijna elk onderdeel van jouw supply chain komt op de een of andere manier in aanraking met orderbeheer. Maar het is lastig om een goed overzicht te houden. Je hebt misschien meerdere partners in dienst, zoals pick- en verpakkingsdiensten of externe verzendbedrijven.
Hierdoor is het lastig overzicht te houden. De kans is groot dat je het zicht op en de controle over je orders kwijtraakt. Je bent dan weer aangewezen op kostbare handmatige processen om orders foutloos af te handelen – en dat is nou precies wat je net niet wilt als je zaken uitbesteedt.
Een OMS geeft je volledig inzicht in je orders, helpt je met het beheren van je kosten, stelt je in staat handmatige processen te automatiseren en fouten te verminderen.
Daarnaast is een nauwkeurig en geoptimaliseerd orderbeheer belangrijk voor de reputatie van je bedrijf. Het kan een directe impact hebben op hoe mensen jouw merk waarnemen. Je klanten verwachten namelijk een naadloze ervaring. Wanneer ze een bestelling bij je doen, willen ze van bij elke stap op de hoogte gehouden worden.
Dat klinkt misschien vervelend, maar zie het als iets positiefs. Elke stap in jouw orderbeheerproces is een kans om een positieve klantervaring te bieden en de retentie en omzet te verhogen. Dit valt of staat met een geoptimaliseerd en nauwkeurig orderbeheer.
Daarom geven we je 5 manieren om je ordermanagement te optimaliseren om er het beste uit te halen.
5 manieren om je ordermanagement te optimaliseren
1. Stroomlijn je warehouse-management
Orders verzamelen en inpakken is een tijdrovende en arbeidsintensieve klus. Volgens Business Insider besteden magazijnmedewerkers tussen de 10 en 12 uur per dag aan het verzamelen van artikelen. Dat is veel tijd en vermoeide werknemers zorgen voor meer fouten.
Als je je pick- en packproces vereenvoudigt, bespaar je tijd, maak je minder fouten en verbeter je het algemene orderbeheer.
En er zijn zeker manieren om de efficiency in je magazijn te verbeteren. Je kunt de indeling van je magazijn veranderen, je voorraad reorganiseren, een magazijnbeheersysteem gebruiken en bestellingen laten controleren voordat ze worden verzonden. Maar wie gaat dat allemaal uitzoeken?
Het veranderen van de manier waarop orders worden verzameld en verpakt geeft snel winst. Maar het gedeeltelijk of volledig automatiseren van je pick-and-packproces met een oplossing zoals Sendclouds Pack & Go is een echte game changer voor de lange termijn.
Verwerk eenvoudig orders en print labels in één klik. Pick items efficiënter met picklijsten en verpak orders met behulp van pakbonnen. Met een extra functie zoals Item Packing kun je items scannen terwijl je bezig bent. Zo voorkom je menselijke fouten en verminder je retouren.
2. Verbeter je orderzichtbaarheid en communicatie
Klanten vinden het frustrerend als ze niet weten waar hun bestelling is. En in het geval van vertraging willen ze duidelijke antwoorden over wanneer ze hun bestelling dan wel kunnen verwachten.
Dit soort vragen zijn tijdrovend voor je klantenservice en zorgen in het ergste geval voor een slechte merkreputatie. Gelukkig kun je deze vragen bijna altijd voorkomen. Met volledig geautomatiseerde trackingmails en -pagina’s die duidelijke en tijdige updates bieden, kun je ervoor zorgen dat je klanten altijd weten wat er met hun bestelling gebeurt.
Bonus tip: al je tracking e-mails kunnen in je eigen huisstijl worden verzonden om de klantloyaliteit te verbeteren. Ideaal, want deze mails hebben een hoog openratio en dit is dus het uitgelezen moment om jouw merk nog een keer in de schijnwerpers te zetten.
3. Stroomlijn je retourproces
Retourzendingen zijn een onvermijdelijk onderdeel van je e-commerce onderneming. Dus waarom zou je dit proces niet efficiënter maken?
Consumenten willen de flexibiliteit om artikelen terug te sturen, het liefst zonder hiervoor te betalen. En het laatste wat je wilt, is dat mensen twijfelen om te kopen, en hun winkelmandje achterlaten vanwege een onduidelijk retourbeleid of hoge retourkosten.
Je retourbeleid moet het zo gemakkelijk mogelijk maken om artikelen naar je terug te sturen. Uit ons laatste consumentenonderzoek blijkt dat 64% van de Nederlandse consumenten vaker bij een webwinkel bestellen als deze een snelle en eenvoudige manier biedt om artikelen te retourneren.
Het verbetert niet alleen de klantervaring, een efficiënt retourproces maakt het ook gemakkelijker en sneller om de artikelen die je teruggestuurd krijgt, weer door te verkopen.
Zo maak je je retourproces gemakkelijk voor jezelf en je klanten:
- Zorg voor een helder retourbeleid. Maak de retourvoorwaarden en -termijnen duidelijk, zodat je klanten weten wat ze kunnen verwachten en je de teruggestuurde artikelen tijdig ontvangt.
- Stop een retourlabel in de doos. Dit verbetert niet alleen de klantervaring, maar vermindert ook de werkdruk voor jouw klantenservice.
- Gebruik een geautomatiseerd retourportaal. Het hele retourproces van jouw onderneming kan worden geautomatiseerd. Hiermee maak je het jezelf makkelijk en geef je je klanten een handige self-service retourervaring.
- Implementeer een efficiënt systeem voor omgekeerde logistiek. Zodra de teruggestuurde artikelen zijn ontvangen, is het belangrijk om een efficiënt systeem te hebben om ze te verwerken. Zo’n systeem bevat alles van het inspecteren van de artikelen, bepalen of ze kunnen worden doorverkocht en het voorbereiden op de wederverkoop.
4. Gebruik analytics om je bestellingen en retouren te monitoren
Analytics helpt je bij het meten van gebruikersgedrag, prestatietrends, ROI en meer. Al deze data zijn een goudmijn.
Inzicht in je gegevens is belangrijk om je orderbeheer op de lange termijn te optimaliseren. Met betrouwbare gegevens over bestel- en retourtrends, verzendtijden en inkomsten kun je sneller zakelijke beslissingen nemen.
Data geven je zelfs inzichten in je bedrijf waar je misschien niet eens weet van had. Stel bijvoorbeeld dat bepaalde artikelen meer worden teruggestuurd dan andere. Inzicht in analytics helpt je die retourzendingen in kaart te brengen en te zien hoe je het retourpercentage kunt verlagen.
Of misschien zie je een bepaald product uit de schappen vliegen. Op basis van deze gegevens kun je besluiten om dat product in je magazijn op een andere plek te plaatsen, zodat het artikel sneller kan worden verzameld en verpakt.
Met betrouwbare analyses kun je je concentreren op die gebieden van ordermanagement die aandacht nodig hebben. Nauwkeurige data geven je een duidelijk beeld van wat er op alle afdelingen gebeurt.
En dit soort zichtbaarheid betekent:
- Betere operationele efficiëntie
- Nauwkeurige prognoses
- Minder risico
5. Integreer je verzendproces
Een soepele en tijdige levering is de sleutel tot succesvol orderbeheer – vooral doordat e-commerce reuzen de lat zo hoog leggen. Dit betekent dat je creatief moet worden met het beheren van je bestellingen. Het is dus logisch om je OMS te integreren met een verzendsoftware zoals Sendcloud.
Wanneer je een verzendplatform integreert met een ordermanagementsysteem, kunnen ordergegevens snel en gemakkelijk worden uitgewisseld. Dit betekent een snellere levering voor je klanten en lagere operationele kosten voor jouw onderneming. Win-win!
Door je OMS te integreren met een verzendplatform, kun je onder andere het volgende doen:
- In enkele seconden verbinding maken met vervoerders
- Direct verzendlabels maken
- Bestellingen volgen
- Douaneformulieren aanmaken om wereldwijd te verzenden
- Branded trackingberichten aanmaken
- Eventuele retourzendingen automatisch verwerken
Je beschikt hiermee over een krachtige integratie om binnen enkele seconden je zendingen in te boeken en labels af te drukken. In de meeste gevallen hoef je alleen maar de barcodes van je artikelen te scannen, en het verzendplatform doet de rest. Dit is een enorme tijdsbesparing.
Je zendingen zijn een prestatiemeter voor orderbeheer die je moet volgen. Door een verzendplatform te combineren met jouw OMS, kun je de verwerkingstijd van je bestelling in de gaten houden om knelpunten op te sporen en deze te verwijderen of te verminderen. Dit zorgt voor een betere verzending en tevreden klanten.
De conclusie
Het stroomlijnen van je orderbeheer maakt een groot verschil voor je bedrijfsprestaties. Maar als alles eenmaal loopt, is het tijd voor een power-up. Een integratie met een verzendplatform zoals Sendcloud is een goed beginpunt.
Zo kun je jouw magazijnbeheer, de zichtbaarheid van je bestellingen en je klantcommunicatie verbeteren. Daarnaast kun je hiermee ook je retourproces stroomlijnen en inzicht krijgen in belangrijke gegevens om je onderneming verder te verbeteren.
Vraag een Sendcloud-demo aan en zie zelf wat wij kunnen doen om jouw ordermanagement te verbeteren.
