Herken je dat gevoel van iets moeten maar er totaal geen zin in hebben? We merken dat dit vaak het geval is bij webshops als het gaat om pakketten verzenden en dat is zonde!

Zonder afgeleverde zending kan de verkoop natuurlijk niet worden afgerond. We geven toe dat webshop logistiek een ingewikkeld proces is.

Je dient met veel zaken rekening te houden om pakketten in goede staat bij je klanten aan te laten komen. Bovendien kan het een duur grapje worden als je een fout maakt in het verzenden van pakketten.

Daarom delen we graag de 10 meest gemaakte verzendfouten die je als webshop wilt voorkomen.

Pakketten versturen voor webshops: de 10 meest gemaakte verzendfouten

Het verzenden van pakketten draait om keuzes maken. Een aantal veelgestelde vragen zijn:

• Met welke vervoerder ga ik mijn pakketten verzenden?
• Welke bezorgopties moet ik bieden aan mijn klant?
• Welke verzendopties zijn het beste voor mijn producten?
• Hoe communiceer ik mijn verzendstrategie in mijn webshop?

De keuzes die je hierin maakt zijn bepalend voor je webshop en kunnen je maken of breken. Daarom sommen we een aantal veelgemaakte fouten voor je op. Van onverwachte toeslagen op je factuur tot aan verzekerd verzenden en voorraadbeheer. In dit artikel lees je de 10 meest gemaakte verzendfouten:

1. Onverwachte toeslagen door de verkeerde verzendoptie
2. Pakketten verzenden zonder verzekering
3. Gevaarlijke goederen niet volgens de regels verzenden
4. Zendingen niet volgens de eisen verpakken & labelen
5. Geen rekening houden met het volumegewicht
6. Geen rekening houden met retourkosten
7. Incorrecte voorraad
8. Gratis verzenden met flinterdunne marges
9. Onduidelijke communicatie
10. Niet (meer) doen: handmatig werk

We gaan hieronder dieper in op deze verzendfouten, zodat ze jou nooit meer overkomen.

1. Onverwachte toeslagen door de verkeerde verzendoptie

Elke vervoerder biedt verschillende verzendopties met bepaalde richtlijnen en prijzen. Een veelgemaakte fout is dat er gekozen wordt voor de goedkoopste verzendoptie, zonder rekening te houden met eventuele toeslagen.

Een te groot of te zwaar pakket zorgt altijd voor extra toeslagen, omdat er meer werk komt kijken bij het afhandelen van deze pakketten.

Bij PostNL zijn bijvoorbeeld pakketten van 100 cm lang, 70 cm breed en 58 cm hoog met een maximaal gewicht van 23 kg toegestaan. Is je pakket groter of zwaarder? Dan worden er toeslagen berekend. Kiezen voor een andere verzendoptie is in dat geval beter.

Nog een voorbeeld: DHL biedt onder andere DHLForYou en DHL Europlus. Het maximale gewicht voor DHLForYou is 20 kg, zit je daarboven? Dan rekent DHL toeslagen.

DHL Europlus is enkel voor zakelijke adressen. Gebruik je deze methode voor particuliere klanten, dan wordt er toeslag gerekend. Dit geldt ook andersom, dus let hierbij goed op.

En wist je dat je verantwoordelijk blijft voor de zending, tot je klant het pakket heeft ontvangen? Zelfs als de buurman van je klant het pakket aanneemt, blijf jij als webwinkelier verantwoordelijk tot je klant het product in zijn bezit heeft.

2. Pakketten verzenden zonder verzekering

Verzend je producten met een hoge waarde? Dan is het altijd verstandig om verzekerd te verzenden of te kiezen voor verzending met handtekening.

Pakketten zijn namelijk niet standaard verzekerd. Dit betekent dat de kosten van beschadigde of vermiste pakketten voor eigen rekening komen.

Je kunt een melding maken van je vermiste of beschadigde pakket, maar dan wordt alleen de bezorger aangesproken. De kosten van de zending en de prijs van het product ben je dan vaak helaas kwijt.

Het is ook nog eens afhankelijk van de vervoerder waarmee je verzendt. Zo geldt voor DHL een kilovergoeding wanneer je een claim indient en de zending niet verzekerd is. Sommige verzendopties zijn standaard verzekerd, zoals bij DPD.

We raden in ieder geval aan om kostbare goederen verzekerd te verzenden. Als er wat misgaat tijdens de bezorging, kom je in dat geval in aanmerking voor een schadevergoeding.

Je kunt pakketten direct verzekeren via de Sendcloud Insurance. Je kiest dan zelf voor welk bedrag je een pakket wilt verzekeren, waardoor het ook voor minder kostbare producten interessant wordt.

Zo voorkom je tevens dat je onverwachts marge verliest door schade of verloren pakketten.

3. Gevaarlijke goederen niet volgens de regels verzenden

Houd er rekening mee dat er voor sommige goederen strengere regels gelden. Dat geldt voor het vervoeren van gevaarlijke stoffen: stoffen die door hun samenstelling gevaar, schade of hinder kunnen veroorzaken.

Denk aan goederen die brandgevaarlijk zijn, giftig of slecht voor het milieu zoals verfsoorten, elektronische apparatuur of lithiumbatterijen.

Je bent verplicht om de inhoud van het pakket correct aan te geven. Wanneer je gevaarlijke goederen verzendt, moet je een MSDS sheet voor de vervoerder invullen ter informatie. Zo kan de vervoerder vaststellen wat er in de zending zit om vervolgens te bepalen of het daadwerkelijk een ‘gevaarlijk goed’ is.

De vervoerder bepaalt aan de hand van het formulier of je zending door het netwerk mag. De MSDS sheet is een veiligheidsinformatieblad dat bestaat uit 16 vragen over de eigenschappen en maatregelen van de goederen die je verzendt.

Ook dienen de pakketten een identificatienummer te bevatten, zoals een UN- of ID-nummer, inclusief gevarenetiket.

Wanneer pakketten via luchtvracht worden verzonden, dan gelden overigens strengere eisen. Twijfel je of je goederen op de lijst staan van gevaarlijke goederen?

Neem dan contact op met de customer service van de organisatie waarmee je verzendt. Als het daadwerkelijk zo is, wordt het MSDS sheet naar je verstuurd.

4. Zendingen niet volgens de eisen verpakken & labelen

Het is van groot belang dat de producten die je verzendt op de juiste manier worden verpakt én gelabeld. Doe je dat niet dan kan het pakket niet op de plaats van bestemming komen.

Het juist verpakken van je zendingen

Je producten juist verpakken doe je om ze in goede staat aan te laten komen, maar ook vanwege de eisen van vervoerders. Om de kans op schade te verkleinen, kun je producten het beste in kartonnen dozen verpakken en de ruimte tussen het product en de verpakking beperken.

Check altijd zorgvuldig de eisen van elke vervoerder waar je mee verzendt, ook wat betreft de binnenverpakking.

Enkele zaken waar je rekening mee dient te houden is dat de (binnen)verpakking stevig genoeg moet zijn, zodat deze niet kan uitdijen en dus geen onverwachte toeslag oplevert. Volgens de regels moet een pakket zo goed verpakt zijn dat het vanaf 1 meter hoogte kan vallen, zonder dat er wat kapot gaat.

En vergeet niet dat bij beschadiging van het pakket je het verpakkingsmateriaal en dergelijke 3 maanden moet bewaren in verband met het opvragen van informatie door de vervoerder.

Je zendingen labelen op de juiste manier 

Is het verzendlabel niet scanbaar of bevat het foutieve informatie? Dan ben je het haasje. Het verzendlabel hoort op de langste zijde van het pakket geplaatst te worden.

Wanneer het verzendlabel niet correct wordt afgedrukt door bijvoorbeeld de onjuiste printerinstellingen (check voor Apple of voor Windows), ontstaat de kans dat de barcode niet scanbaar is.

Als je nog niet werkt met een labelprinter, kan dit een handige en vooral snelle oplossing zijn. Verzend je één zending met meerdere pakketten? Zorg dan dat je ook meerdere verzendlabels hebt voor deze pakketten.

Plak nooit plakband over de barcode heen, want ook dat kan ervoor zorgen dat de code niet goed te scannen is.

Juiste douaneformulieren volledig invullen 

Verzend je internationaal? Dan moet je als online retailer met extra zaken rekening houden. Zo dien je de juiste douaneformulieren volledig ingevuld toe te voegen.

We schreven eerder al over de commercial invoice (die altijd verplicht is) en over CN22/CN23 (die soms ook moet worden toegevoegd).

Het niet volledig invullen van de formulieren of zelfs het ontbreken van de verplichte formulieren kan zorgen voor vertraging of bijvoorbeeld naheffing als blijkt dat niet de juiste invoerrechten betaald zijn.

Om het invullen van de handelsfactuur makkelijker voor je te maken, hebben we een handige tool ontwikkeld. Sla dit artikel op in je favorieten en bespaar een hoop tijd!

5. Geen rekening houden met het volumegewicht

UPS hanteert standaard een volumegewicht en dat geldt ook voor de meeste express zendingen.

Er wordt vaak een licht pakket verzonden, waarbij het volumegewicht te hoog is. Dit mag bij UPS bijvoorbeeld maximaal 70 kg zijn. Het daadwerkelijke gewicht van zo’n zending is dan 40 kg.

Het volumegewicht bereken je als volgt: L x B x H : 5000 = volume-gewicht in kg. 

Wanneer je besluit om met UPS te gaan verzenden, raden we je aan uiterst accuraat te werk te gaan. Toeslagprijzen liggen namelijk hoger dan bij anderen. Meer over UPS toeslagen vind je hier.

Goed om te weten is dat het hoogste gewicht telt. Wanneer het pakket 2 kg weegt, maar een volumegewicht van 34 kg heeft, dan moet de verzendmethode van 34 kg gekozen worden.

Wanneer het pakket daadwerkelijk 27 kg weegt en het volumegewicht 8 kg is, dan dien je te kiezen voor de staffel van 27 kg.

Doe dus altijd vooronderzoek naar het gewicht & volumegewicht van je zending en de regels die daarbij horen per vervoerder.

6. Geen rekening houden met retourkosten

Bij webshop logistiek hoort meer dan alleen het verzenden van producten naar je klant. Wanneer je klant niet tevreden is over het product, heeft hij het recht om het te retourneren door het herroepingsrecht.

Dit is ingevoerd omdat producten online lastig te beoordelen zijn en daardoor mag je klant tot 14 dagen na ontvangst van het product besluiten om het product terug te sturen.

Hier gaat het vaak fout: webshops verzwijgen nog te vaak de mogelijkheid van retourneren of negeren het feit dat de verzendkosten terugbetaald dienen te worden.

Wanneer je dat doet ben je in strijd met de wet en dat kan je duur komen te staan.

De ACM deelt namelijk boetes uit aan webshops die zich niet houden aan het herroepingsrecht. Je dient het aankoopbedrag inclusief de betaalde verzendkosten te vergoeden.

Voor je omzet zijn retouren niet zo leuk, maar het is lang niet alleen maar negatief. Een goed retourbeleid kan juist zorgen voor conversie én tevreden klanten.

In ons onderzoek bleek namelijk dat 56% van de Nederlandse consumenten altijd het retourbeleid checkt voor aankoop en dat 31% dit soms doet. Het vermelden van je retourbeleid kan dus juist helpen om consumenten over de streep te trekken.

Een belangrijk onderdeel van het retourbeleid is de toegestane retourtermijn. 29% van de consumenten bestelt namelijk niet wanneer de retourtermijn korter is dan 30 dagen.

Wist je dat de kans op retouren bovendien daalt wanneer je een langere periode voor retouren hanteert?

Over iets dat verder weg is, wordt namelijk minder nagedacht. Bol.com hanteert daarom een retourtermijn van 30 dagen, slim!

7. Incorrecte voorraad

Het komt nog te vaak voor dat consumenten op de checkout pagina verrast worden met het nieuws dat het gewenste product toch niet op voorraad is.

Is je voorraad niet op orde? Dan verlies je klanten. De onverwachte negatieve verrassingen kunnen ervoor zorgen dat klanten geen (herhaal)aankoop meer doen.

Zijn bepaalde producten uitverkocht? Haal ze dan direct van je webshop!

Het is geen nieuwtje meer dat voorraad geld kost, maar het is lastig om in te schatten hoeveel je dient in te kopen. Houd bij het inkopen van voorraad altijd rekening met trends. Producten met een hoge omloopsnelheid moeten vanzelfsprekend altijd op voorraad zijn.

Gelukkig wordt de voorraad in de meeste shopsytemen automatisch bijgewerkt. Deze schaarste kun je zelfs consumenten aanzetten tot kopen.

Een andere mogelijkheid is dropshipping, waarbij de producent, groothandel of leverancier de producten direct naar jouw klanten sturen.

Op deze manier heb je zelf geen voorraad en hoef je je daar dus geen zorgen over te maken.

Als grotere webshop kun je gebruikmaken van een fulfillment partij: een proces van opslag, inpakken en verzenden. Het inkopen doe je dan alsnog zelf, maar de voorraad ligt in een ander pand.

Vaak kunnen fulfillment partijen zorgen voor het automatisch koppelen van de voorraad met de administratie. Zo kunnen producten automatisch worden ingekocht.

gratis verzenden

8. Gratis verzenden met flinterdunne marges

Het woord gratis klinkt als muziek in de oren. Onderzoek toont aan dat pakketten verzenden met gratis bezorging een doorslaggevende factor is in het doen van een aankoop.

Toch is het aanbieden van gratis verzending voor veel webshops niet haalbaar en voor consumenten vaak bedrog.

Uiteindelijk wordt vaak de verkoopprijs van producten verhoogd om gratis verzenden aan te kunnen bieden.

Als je dat als webshop niet doet, blijven er flinterdunne marges op de producten over. Wanneer er dan ook maar iets misgaat in het proces van bestelling tot bezorging, maak je al snel verlies.

Bij dure of lichte producten is het gelukkig makkelijker om écht gratis bezorging aan te bieden, doordat de marges hoger zijn.

Een interessante optie is om te werken met een gratis verzenddrempel. Dat wilt zeggen dat je gratis verzending aanbiedt boven een bepaald drempelbedrag.

Volgens de laatste e-commerce statistieken is dit voor 63% van de consumenten reden om een extra product aan het digitale winkelmandje toe te voegen. Zo kun je dus eenvoudig je conversies boosten.

Denk daarom altijd na welke vorm van gratis verzenden je wilt aanbieden. In dit artikel vind je in ieder geval 10 tips om goedkoper te verzenden, zodat het aanbieden van een vorm van gratis verzenden makkelijker wordt.

Lees tip: ons uitgebreide artikel met alles dat je wilt weten over e-commerce logistiek

9. Onduidelijke communicatie

Wist je dat 22% van de consumenten de aankoop niet afmaakt, omdat de prijs van de verzending te laat in het aankoopproces wordt weergegeven? Dat komt helaas nog veel te vaak voor!

Daarom is het een absolute must om je verzendmogelijkheden goed en helder te communiceren in je webshop én tijdens de checkout.

Doordat consumenten steeds meer eisen, willen ze in één oogopslag de voordelen van een bestelling in jouw webshop kunnen zien.

Communiceer daarom op productpagina’s zoveel mogelijk pluspunten van jouw webshop logistiek, zoals:

• De levertijd
• De prijs van verzending
• Mogelijkheden tot retour
• De cut-off tijd: bijvoorbeeld voor 12 uur besteld = vandaag in huis
• Hoeveel er nog van het product op voorraad is

Daarnaast is het belangrijk om de klant zo veel mogelijk inzicht te geven in de status van het pakket. Gaat er iets mis? Communiceer dit dan pro-actief, zodat je negatieve reviews kunt voorkomen.

Stuur bijvoorbeeld bij iedere wijziging van de status van het pakket een Track & Trace notificatie.

Met Sendcloud kun je dit automatisch doen, via gepersonaliseerde tracking e-mails & pagina’s.

10. Niet (meer) doen: handmatig werk

Het is een tijdrovend proces om uit te zoeken welke vervoerder en verzendmethode het best bij je shop past.

Verzendmethodes van vervoerders combineren kost veel tijd, net zoals het handmatig aanmaken van pakketten.

Het overtypen van adresgegevens is ook hartstikke zonde van je tijd en de kans dat je een fout maakt (die je duur komt te staan) is groot.

Verzend je relatief weinig pakketten per maand? Dan is een aantrekkelijke prijs vaak moeilijk te krijgen.

Gelukkig zijn er tegenwoordig genoeg mogelijkheden om je webshop logistiek te optimaliseren met behulp van automatische verzendsoftware, zoals Sendcloud. 

101 mogelijkheden in het versturen van pakketten voor webshops

Al met al kunnen we stellen dat er nog veel geoptimaliseerd kan worden in de logistiek van webwinkels. Maar van fouten kun je leren, toch?

Daarom hopen we je met deze blog een eind op weg te hebben geholpen om zo makkelijk mogelijk te verzenden en hier je voordeel mee te doen!

Wil je weten hoe Sendcloud precies werkt? Vraag dan gratis & vrijblijvend een demo aan: