Het verzendproces en de logistieke handelingen ervoor, zoals picken en packen, vormen belangrijke kosten voor e-commerce ondernemers. Ze zijn goed voor 15 tot 20 procent van de netto verkoopkosten. Tel daarbij op dat sommige transportfacturen hoger zijn dan verwacht en het in zijn totaal voelt als een financiële nachtmerrie.
Extra kosten en gemiste afleverpogingen leiden simpelweg tot hogere verzendkosten. Het ergste daaraan is dat het niet altijd duidelijk is waar de extra kosten vandaan komen. Bij gemiddeld 5 procent van de pakketten is de factuur onjuist, waarbij ondernemers te vaak niet weten wat daarvan de oorzaak is.
Verandering is nodig. Er zijn vier verschillende manieren waarop je inzicht kunt krijgen in verborgen kosten en je bovendien kunt besparen op jouw verzendkosten.
Wat is de oorzaak van verborgen verzendkosten?
Het is een open deur om te stellen dat het besparen op verzendkosten een significante impact heeft op je winstmarges. Toch kan het behalen van die hogere marges nog best lastig zijn als je geen slimme data bij de hand hebt waarmee je kunt checken of facturen juist zijn.
Laten we daarom eens kijken hoe verborgen verzendkosten ontstaan, hoe je ze kunt identificeren en voor eens en voor altijd kunt wegnemen.
3 veelvoorkomende vormen van verborgen verzendkosten
Tegen 2025 zal de wereldwijde e-commercemarkt naar verwachting een indrukwekkende $4,8 biljoen bereiken, met bijna 23% van alle detailhandelsverkopen die tegen 2027 online zullen plaatsvinden. Dat is iets wat impact heeft op de transportkosten, bijvoorbeeld omdat afwijkingen van de standaard meerdere oorzaken hebben.
Denk bijvoorbeeld aan een niet accurate prijsstelling, extra kosten, schade, verlies en onvoorziene omstandigheden tijdens de levering.
Laten we eens kijken naar de drie meest voor de hand liggende soorten extra kosten waar je op moet letten.
1. Toeslagen
Toeslagen komen vaak voor, vooral bij het versturen van grote aantallen pakketten. Het zou dus geen verrassing mogen zijn dat je af en toe een toeslag ziet op een factuur of zelfs regelmatig dezelfde extra kosten in rekening gebracht krijgt. Toeslagen zijn extra kosten van vervoerders die bovenop de overeengekomen transportprijs komen.
Enkele van de meest voorkomende toeslagen zijn:
- Brandstoftoeslagen
- Seizoenstoeslagen
- Extra kosten voor privéleveringen
- Niet buigbare verpakkingen
- Onleesbare adressen
- Verkeerde gewichtsklasse
De meeste toeslagen zijn berekend nadat pakketten zijn verwerkt. Daar kleeft een duidelijk nadeel aan: de extra kosten zijn minder zichtbaar en kunnen zelfs met terugwerkende kracht op jouw factuur verschijnen.
Als je voor de hand liggende toeslagen wilt voorkomen, zorg er dan voor dat de pakketafmetingen overeenkomen met de geprinte labels die erop zitten.
Bij vrachtzendingen zijn er toeslagen die de omschrijving ‘accessorial fee’ meekrijgen. Deze kosten komen voort uit extra handelingen die nodig zijn om vracht te verwerken, bijvoorbeeld door de afmeting, het gewicht of het soort verpakking van een item.
Een levering waarvoor een laadklep nodig is kan ook tot extra kosten leiden. Deze service is nodig als de vervoerder iets moet ophalen of afleveren en er geen laaddock aanwezig is.
2. Inaccurate data
Inaccurate data en slechte berekeningen dragen eveneens bij aan verborgen kosten. Dit soort kosten zijn verre van makkelijk te achterhalen, wat het een duur en lastig proces maakt als je dit wel voor elkaar wilt krijgen.
Een paar voorbeelden van fouten gerelateerd aan inaccurate data zijn:
- Incorrect uitgewisselde tarieven (vooral bij internationaal transport)
- Verkeerde berekening van gewichten, pakket-/zendingnummers
- Dubbele zendingen op dezelfde factuur
- Contractuele fouten die leiden tot verschillen tussen de overeengekomen en gefactureerde tarieven.
- Over het hoofd geziene volumekortingen (als er meer is vervoerd) die leiden tot onnodig veel betalen of een toeslag betalen als minder is vervoerd dan afgesproken.
3. Niet nagekomen bezorgafspraken
Tenslotte leiden ook niet nagekomen bezorgafspraken tot hogere verzendkosten. Niet nagekomen bezorgafspraken verwijzen hierbij naar zendingen die niet binnen het afgesproken tijdsvenster zijn bezorgd.
Stel je voor dat 20 van jouw pakketten als ‘express-zending’ te boek staan. Als deze niet binnen 24 zijn geleverd, had je geld kunnen besparen door ze als standaard zending te labelen in plaats van premium.
Premium leveringen zijn duur, vooral als het om internationale zendingen gaat. Daarnaast moet je tijd steken in het verwerken van klachten en oplossingen bieden zodat klanten hun bestellingen tijdig ontvangen. Ook dat raakt aan jouw omzet of winstgevendheid.
Het lastigste onderdeel van dit punt is vermoedelijk dat je niet over de juiste software beschikt om echt zicht te hebben op deze niet nagekomen leverafspraken. Je weet dus ook niet of je te veel hebt betaald.
4 manieren om verborgen toeslagen te vinden
Als je de meest voorkomende oorzaken kent voor verborgen extra kosten, is het al makkelijker om ze te herkennen. Maar welke opties heb je om er zeker van te zijn dat alle transportfacturen te allen tijde gecontroleerd zijn? Er zijn meerdere manieren om pakketchecks uit te voeren. Hieronder leggen we ze gedetailleerd uit, zodat je weet welke werkwijze het beste bij jouw business past.
1. Voer handmatige controles uit
Weinig mensen hebben zin in het uitvoeren van handmatige controles en dat is waarschijnlijk ook de reden waarom niemand het checken van facturen echt serieus neemt. Toch is het, afhankelijk van de bedrijfsomvang en het aantal pakketten dat je verstuurt, wel een haalbare optie.
Hieronder hebben we een stappenplan opgesteld waarmee je in staat bent om de facturen van jouw vervoerders te controleren, met behulp van Excel:
- Beoordeel de factuurdetails: check zaken als factuurnummer, data, items en prijzen.
- Verifieer aantallen zendingen: verzeker je ervan dat het aantal verzonden pakketten overeenkomt met het aantal scans.
- Controleer of afmetingen en gewicht juist zijn: vergelijk de labels die je hebt aangemaakt met de doorgegeven afmetingen en gewicht.
- Beoordeel toeslagen: bekijk grondig de diverse toeslagen die op de factuur staan, zoals voor serviceniveau. Is het totale bedrag hoger dan op andere facturen, overweeg dan om de factuur en het vervoerscontract te dubbelchecken.
- Controleer op dubbele toeslagen: ga na welke dubbelingen het makkelijkst handmatig te achterhalen zijn.
- Vergelijk de info met tracking data: vergelijk de factuur met een uitgebreid overzicht van jouw volgdata en zoek naar afwijkingen.
De bovenstaande activiteiten zijn nuttig, maar kunnen heel eenvoudig leiden tot een enorme berg werk voor een van je medewerkers. Gelukkig zijn er meerdere slimmere manieren om checks uit te voeren rond het verzendproces van jouw pakketten.
2. Gebruik software voor het auditen van pakketten
De miljoenen pakketten die dankzij verschillende vervoerders de wereld over gaan hebben software steeds slimmer gemaakt. Software voor het auditen is daarmee uitgegroeid tot een echte hulp voor ondernemers. Ze kunnen de applicaties inzetten voor het checken van zendingen op zaken als het afgesloten vervoerscontract, de bijbehorende order en pakketdata.
Software voor het auditen van pakketten identificeert automatisch fouten en extra kosten op de factuur. Maar dat is niet alles, de software neemt ook allerlei databronnen mee. Deze zorgen ervoor dat de audits nog beter worden en er aanvullend waardevolle inzichten ontstaan:
- De software combineert meerdere databronnen zoals facturen, contracten en volginformatie.
- De applicatie geeft gedetailleerde informatie over de factuur, waaronder toeslagen, onjuiste kosten, dubbelingen en meer.
- Het systeem checkt zendingen en controleert of deze zijn afgeleverd zoals afgesproken.
De software rapporteert over onterecht in rekening gebrachte zendingen en voorspelt toekomstige verzendkosten. - De applicatie biedt inzicht in hoe je vermoedelijk op basis van volumes en verzendcondities op verzendkosten kunt besparen.
- Met pakket audit software, zoals onze slimme verzendoplossing, weet je of je teveel betaalt, of je jouw financiële rapportages kunt verbeteren en of je kunt besparen op verzendkosten.
3. Werk samen met een externe auditpartij
Een andere optie bij het uitvoeren van pakket audits voor e-commerce zendingen is het volledig uitbesteden ervan aan een derde partij.
Externe partijen kunnen hun eigen auditsoftware gebruiken voor het controleren van verzendfacturen.
Daarbij nemen deze partijen vaak ook de verantwoordelijkheid voor het terugvorderen van bedragen bij vervoerders. Externe partijen checken diverse soorten data, zoals:
- Vertraagde zendingen
- Verloren pakketten
- Dubbele bedragen
- Toeslagen voor het corrigeren van adressen
- Toeslagen voor onjuiste afmetingen en gewichten
- Niet geïnde kortingen
Externe auditpartijen zijn vaak gespecialiseerd in het werken met specifieke transporteurs. Als je gebruik maakt van meerdere vervoerders moet je er daarom goed op letten of de expertise van deze auditpartijen past bij de vervoerders die je inzet. Daarnaast is het verstandig om je in de tarieven van een auditpartij te verdiepen, simpelweg omdat het inhuren van een dergelijke partij best duur kan zijn.
4. Voorspel toekomstige groei
Misschien is dit punt niet de meest praktische manier om jouw factoren te auditen, maar het kan zeker helpen bij het verminderen van kosten en het voorkomen van extra toeslagen. Als je toekomstige groei kunt voorspellen, kun je ook voorspellingen doen over het te verzenden volume en in het verlengde daarvan betere tarieven bedingen bij transporteurs.
En hoe zit het dan met efficiëntere verzendmethoden? Als je weet dat jouw business in een bepaald land toeneemt, dan kun je gaan nadenken over 3PL-oplossingen, lokale magazijnen of zelfs pakketten direct naar lokale hubs sturen. Dat kan leiden tot lokale ophaalmogelijkheden en betere tarieven.
Overigens is er nog veel meer mogelijk als je in staat bent om verzendvolumes goed te voorspellen. Denk eens aan:
- Met goede voorspellingen is het makkelijker om verschillen te zien tussen verwachte en gerealiseerde verzendkosten. Tegenstrijdigheden en verschillen zijn zichtbaar.
- Het voorspellen van toekomstige groei helpt ook bij het bepalen of je moet investeren in aanvullende technologie of partners. Daarmee zou je het risico op fouten verkleinen, fouten die weer kunnen leiden tot minder efficiënte processen of extra kosten.
- Groei voorspellen ondersteunt ook een tijdige levering, voorkomt out-of-stocks en verkleint het risico op vertraging of fouten. Als je veel meer naar een bepaalde bestemming gaat verzenden, dan wil je daarvoor ook de beste vervoerder inzetten. Dat kun je bepalen door middel van een benchmark voor transporteurs. Hiermee neem je de juiste beslissingen en voorkom je onnodige kosten op een later moment.
Het voorspellen van toekomstige groei helpt je ook bij het inschatten van verzendvolumes, steunt je met het onderhandelen van goede tarieven en zorgt ervoor dat je gebruik maakt van de juiste vervoerders.
Gebruik factuurdata voor het verlagen van verzendkosten
Niet alleen kun je facturen direct na ontvangst checken, je kunt ze ook gebruiken voor het proactief voorkomen van extra toeslagen, fouten en het optimaliseren van de leverervaring. De reden: het gebruik van pakketdata moet immers verder gaan dan alleen het volgen van de items.
Evalueer prestaties vervoerders
Factuurcontroles helpen je niet alleen met inzicht in of je teveel betaalt, maar geven je ook de kans om de prestaties van vervoerders te evalueren. Als facturen keer op keer fouten bevatten of vol staan met toeslagen, dan kun je overwegen om andere transporteurs te gebruiken.
Het zou verstandig kunnen zijn om alle zendingen te onderzoeken die toeslagen bevatten. Als pakketafmetingen bepaalde grenzen overschrijden, leidt dat bij veel vervoerders tot toeslagen. Het veranderen van transporteur kan resulteren in lagere kosten, zeker als de andere transporteur wel afwijkende afmetingen toestaat of daarvoor een specifieke verzendmethode heeft ontwikkeld.
Hoewel een andere verzendmethode in veel gevallen tot hogere kosten leidt, kan het basistarief aangevuld met toeslagen duurder uitvallen dan het verzenden met een premium service waarbinnen ook het verzenden van producten met grotere afmetingen is toegestaan.
Monitor service-level agreements (SLA’s)
Dit is iets wat we eerder al schreven: het controleren van facturen geeft inzicht in het feit of vervoerders hun leverbeloften houden. Dat is zeker het geval als je die controles met software uitvoert die vervoersdata matcht met jouw contract en checkt of leverbeloften zijn nagekomen. Als jouw vervoerder vaak te laat is met zijn leveringen en je hebt daarvan bewijs, dan kun je dit tijdens onderhandelingen inzetten. Maak duidelijk dat jouw vervoerder zich niet aan de afspraken houdt. Je kunt de verzamelde data ook gebruiken bij het vergelijken van aanbiedingen van andere vervoerders.
Hoe je automatisch pakket audits kunt uitvoeren met de factuurcheck software van Sendcloud
Wil je automatisch factuurchecks kunnen uitvoeren, slimme data gebruiken bij het voorkomen van dure toeslagen en op kosten besparen? Bij Sendcloud zijn we ervan overtuigd dat lukraak gokken geen invloed heeft op je omzet, gebruik maken van accurate data heeft dat wel.
Onze slimme verzendsoftware maakt gebruik van jouw eigen vervoerscontracten en data, aangevuld met de grootste dataset vol Europese verzendgegevens en -gebeurtenissen. Onze factuurcheck feature helpt je bij het speuren naar onjuist in rekening gebrachte zendingen en geeft inzicht in verwachte verzendkosten. Daarmee ben je ervan verzekerd niet teveel te betalen.
Dat is trouwens niet alles, aanvullend helpen we je door alle onderdelen van je verzendproces te integreren met ruim 100 nationale- en internationale transporteurs.
Dit zorgt ervoor dat je eenvoudig en efficiënt producten naar diverse markten en landen kunt verzenden en de beste vervoerders kunt selecteren voor al je lokale en internationale zendingen. Dankzij de verzendintelligentie in onze software kun je prestaties van vervoerders vergelijken en de afleverprestaties en -efficiency van de door jou verstuurde producten verbeteren. .
Vraag een gratis demo aan en ontdek hoe je tot wel 15 procent kunt besparen op je verzendkosten. Dat doe je door te kiezen voor het automatisch controleren van facturen en het verbeteren van de kwaliteit van de door jou gebruikte vervoerders.
