Toeslagen zijn een berucht probleem in e-commerce. Als e-retailer heb je het afgelopen jaar waarschijnlijk al een of twee keer extra verzendkosten moeten aftikken.
Toeslagen zijn bijzonder vervelend in het huidige economisch klimaat. De belangrijkste toeslag die deze onvoorspelbaarheid veroorzaakt, is de brandstoftoeslag. Deze stijgt wanneer de benzineprijzen stijgen, wat het voorspellen en plannen van deze toeslagen een echte uitdaging maakt.
Toch is het niet allemaal kommer en kwel. Sendcloud komt namelijk met goed nieuws: er zijn goed uitgewerkte strategieën voor het vermijden van verzendtoeslagen zoals de brandstoftoeslag, waarvan we er 6 in dit artikel bespreken.
We bespreken het volgende:
- Wat zijn toeslagen?
- Wat zijn de meest voorkomende toeslagen?
- Hoe worden toeslagen berekend?
- 6 strategieën om toeslagen te vermijden
- Conclusie
Wat zijn toeslagen?
Toeslagen spreken voor zich, maar we leggen het toch graag nog even voor je uit. Een toeslag is een extra vergoeding die de vervoerder bovenop de verzendkosten rekent. Vervoerders rekenen toeslagen voor bijna alle extra diensten buiten de standaardverzending.
Toeslagen compenseren kosten voor extra verwerking, ongebruikelijke leveringen, of andere kosten die ontstaan tijdens de verzending. Dit komt vaak voor bij producten met uitzonderlijke eisen of omstandigheden. We zullen hier later op ingaan.
Bovendien rekenen veel vervoerders vaak een toeslag voor fluctuerende brandstofprijzen.
Industrieën met de meeste toeslagen
We hebben gegevens geanalyseerd van 23.000+ online shops die met Sendcloud verzenden. Door atypische verpakkingen en verschillende verzendroutes, zien we de meeste toeslagen in de volgende e-commerce branches:
- Mode & Accessoires
- Woning & Tuin
- Eten & Drinken
De meest voorkomende toeslagen
Welke toeslagen voor jou relevant zijn, hangt af van je producten en je bedrijfsmodel. Brandstoftoeslag en seizoenstoeslagen worden echter onafhankelijk en naast de reguliere toeslagen berekend.
Op basis van 700.000 leveringen met toeslagen die we hebben geanalyseerd, zijn dit de meest voorkomende toeslagen:
- Brandstoftoeslag
- Seizoenstoeslagen
- Toeslagen voor particuliere bezorging
- Niet buigbare pakketten
- Onleesbare adressen
- Onjuiste gewichtsklassen
Laten we wat dieper ingaan op de meest voorkomende toeslagen.
Brandstoftoeslag
De brandstoftoeslag is een extra toeslag voor een pakket op basis van de huidige benzineprijzen. Deze worden bovenop de verzendkosten in rekening gebracht op basis van een bepaald percentage. Het percentage is afhankelijk van volgende factoren:
- Huidige benzineprijs
- Gekozen pakketdienst
- Grootte van het pakket
- Afstand tot de bestemming
Wanneer de brandstofprijs stijgt, verhogen vervoerders ook hun toeslagen om de extra kosten te dekken. Het is gebruikelijk dat de toeslag maandelijks wordt aangepast op basis van de actuele brandstofprijs, maar het kan ook vaker voorkomen.
Je kunt bij elke vervoerder de actuele brandstoftoeslag bekijken.
Verpakkingstoeslag
Toeslagen als gevolg van onjuiste verpakking kunnen zich voordoen als het pakket niet voldoet aan de eisen van de vervoerder. De meest voorkomende redenen voor toeslagen vanwege de verpakking zijn:
- Grootte: Het pakket overschrijdt de minimale of maximale afmetingen.
- Gewicht: Het pakket is te licht of te zwaar.
- Vorm: Het pakket kan niet automatisch worden verwerkt op transportbanden (bijvoorbeeld buizen, L-vormige of aan elkaar geplakte dozen). Dit wordt ook wel NC (non-conveyable) toeslag genoemd.
- Speciale behandeling: Het pakket is gelabeld als “breekbaar”.
- Leesbaarheid: Het etiket kan niet worden gelezen of moet opnieuw worden gelabeld vanwege onjuiste adresgegevens.
Bestemmingstoeslag
Toeslagen vanwege de bestemming kunnen ontstaan wanneer een pakket wordt verzonden naar een bestemming die speciale eisen stelt of hogere kosten met zich meebrengt. De meest voorkomende redenen voor toeslagen wegens bestemming zijn:
- Afgelegen gebieden: Het afleveradres bevindt zich in een onbewoond, landelijk of afgelegen gebied. Dit kan ook eilanden omvatten.
- Privé-levering: Het pakket wordt afgeleverd op een privéadres dat geen zakelijk adres is. Sommige vervoerders brengen hiervoor kosten in rekening.
- Adrescorrectie: Het label moet opnieuw worden gelabeld vanwege onjuiste adresgegevens.
- Inklaring: Het pakket wordt over een landsgrens verzonden en heeft speciale eisen bij de douane, zoals ontbrekende documenten, opslagkosten of tol.
Toeslag specifiek tijdstip
Toeslagen vanwege een specifiek tijdstip worden berekend om een optimale verwerking buiten de normale kantooruren of tijdens piekuren te garanderen.
- Seizoenstoeslagen: Het pakket wordt verzonden tijdens het piekseizoen zoals Kerstmis of Black Friday. Hier rekenen sommige verzendbedrijven toeslagen, die in sommige gevallen gekoppeld zijn aan bepaalde richtlijnen zoals de pakketgrootte.
- Zaterdaglevering: Het pakket wordt op zaterdag geleverd.
Andere toeslagen
Omdat dit nog niet genoeg toeslagen zijn, zijn er vaak ook nog kosten voor deze extra diensten:
- Gevaarlijke goederen of verboden voorwerpen: Het pakket bevat gevaarlijke goederen of verboden voorwerpen die extra veiligheidsmaatregelen of certificering vereisen.
- Retour afzender: Het pakket moet worden teruggestuurd naar de afzender vanwege onjuiste adressering of afwijzing.
Hoe worden toeslagen berekend?
We hebben 700.000 leveringen met toeslagen geanalyseerd en vastgesteld dat de toeslag per zending gemiddeld €1,10 bedraagt. Als je meer dan duizend pakketten per maand verzendt, loopt dat aardig op.
Wanneer worden toeslagen berekend?
De meeste toeslagen worden door de vervoerder pas doorberekend nadat een pakket is verwerkt. Pas als een pakket in het sorteercentrum aankomt, kan het worden gemeten en kan worden besloten of het al dan niet automatisch kan worden verwerkt.
Daardoor zijn de meeste toeslagen niet zichtbaar tijdens de betaling van je label, maar pas achteraf op de factuur. In sommige gevallen verschijnen toeslagen weken of maanden nadat het oorspronkelijke pakket is verzonden.
Hoe worden toeslagen berekend door vervoerders?
Het is niet eenvoudig om een overzicht te vinden van de alle toeslagen, omdat elke vervoerder zijn eigen regels en tarieven heeft. Het is de moeite waard om vooraf te controleren welke toeslagen relevant zijn voor jouw producten en verzendmethoden.
Bekijk onze vervoerdersblog om de verzendvoorwaarden van de meest populaire vervoerders te vinden. Of kijk in het helpcentrum voor een aantal veelvoorkomende toeslagen van de vervoerders waar je via Sendcloud mee kunt verzenden:
We willen de toeslagen voor webwinkels die Sendcloud gebruiken zo transparant mogelijk maken. Ontdek hier hoe je de toeslagen van de vervoerders op jouw Sendcloud factuur kunt bekijken.
6 strategieën om toeslagen te vermijden
1. Ken je producten en hun vereisten
Gewicht en grootte
Het is belangrijk dat je pakket het juiste gewicht en formaat heeft voor je verzendoptie. De vereisten verschillen echter per vervoerder.
Een klein pakket kan bijvoorbeeld tot 3 kg wegen met DPD, maar slechts 2 kg met DHL. Controleer de exacte vereisten van elke vervoerder en ontdek welke verzendoptie het meest geschikt is voor jouw producten.
Daarnaast is het belangrijk om de afmetingen in de gaten te houden met betrekking tot het volumegewicht en de omtrek, want daar kunnen toeslagen op de loer liggen.
Vorm
Elk pakket moet op de verwerkingsband in het sorteercentrum passen. Als dat niet het geval is, wordt er een toeslag voor niet-verwerkbare producten berekend. Zorg er bij het verpakken van je producten voor dat de doos aan de opgegeven afmetingen voldoet en gemakkelijk door de verwerkingsband kan gaan.
Internationaal verzenden
Afhankelijk van welke producten je verzendt en waarheen, kunnen aanvullende documenten nodig zijn voor internationale verzending. Voeg de volledige en correct ingevulde documenten, zoals een handelsfactuur, douaneverklaring en certificaat van oorsprong bij je levering. Zo voorkom je wachttijden en verwerkingskosten bij de douane.
Bekijk onze volledige gids voor internationaal verzenden als op zoek bent naar meer informatie over cross-border verzenden.
2. Zorg dat je je label correct adresseert en plaatst
Deze is vrij vanzelfsprekend, maar het is de moeite waard om je eraan te herinneren: het adres op het etiket moet goed leesbaar zijn. Als de afdrukkwaliteit van je labelprinter niet goed is, controleer dan de instellingen. Misschien staat hij ingesteld op lage kwaliteit. Ook moet het etiket horizontaal op de langste zijde van de verpakking worden geplakt, zodat de barcode door de automatische scanners correct kan worden gedetecteerd.
Gebruik adresvalidatie
Bepaalde verplichte velden in je checkout zorgen ervoor dat er geen belangrijke adresgegevens ontbreken. Om te controleren of de door je klanten opgegeven adressen correct zijn, kun je adresvalidatie gebruiken.
Verzendplatformen zoals Sendcloud hebben dit geïntegreerd in het besteloverzicht en waarschuwen je als er iets mis is. Bijvoorbeeld dat de postcode ontbreekt.
3. Kies de juiste vervoerders en verzendmethoden
Een goede manier om toeslagen te vermijden is de juiste vervoerder en verzendmethode te kiezen.
Verkeerde verzendmethoden kunnen leiden tot toeslagen. Let ook op de verzending van poststukken – pakketdiensten hebben speciale methoden voor brievenbuspakketjes.
Tip: Onze prijscalculator kan je helpen de juiste verzendopties te kiezen op basis van de afmetingen, het gewicht* en het land van bestemming van je pakket.
Maak eenvoudig een gratis account aan en gebruik de prijscalculator om een overzicht te krijgen van de mogelijke verzendmethoden.
*het volumegewicht wordt hier niet in meegenomen en moet afzonderlijk bij de vervoerders worden gecontroleerd.
Multi-carrier strategie
Een multi-carrier strategie maakt het mogelijk om voor elk pakket de juiste vervoerder en verzendoptie te vinden. Profiteer van de sterke punten van verschillende vervoerders en bespaar tegelijkertijd geld.
“Het is de moeite waard om alle verzendopties op tafel te leggen, vooral als je veel verschillende producten verkoopt. Met een multi-carrier strategie kun je de beste combinatie van prijs en kwaliteit kiezen.” – Kevin Spindler, verzendexpert voor Enterprise bedrijven, Sendcloud.
Brandstoftoeslag
Deze is lastig. Het enige wat je echt kunt doen is per vervoerder de brandstoftoeslag vergelijken om de beste tarieven te krijgen. Het probleem hier is dat de brandstoftoeslag zo vaak schommelt dat het behoorlijk wat tijd kan kosten.
De beste strategie is om over te schakelen op vervoerders die last-mile transport hebben dat onafhankelijk is van fluctuerende brandstofprijzen. Dit kunnen vervoerders zijn met elektrische voertuigen. Het probleem hierbij is dat de verzendkosten in deze gevallen meestal hoger liggen. Deze strategie maakt echter betere voorspellingen mogelijk omdat er minder schommelingen zijn.
4. Verkort je verzendroutes
Een andere manier om de brandstoftoeslag te verminderen is de routes van de pakketten zo kort mogelijk te houden.
“Verstuur vanuit de plaats waar je klanten zijn. Als je in München zit en regelmatig naar Noord-Duitsland verzendt, kan het zinvol zijn om een locatie in Midden-Duitsland te hebben.” – Kevin Spindler, verzendexpert voor Enterprise bedrijven, Sendcloud.
Als je de verzending spreidt over meerdere distributiecentra of zelfs fulfilmentcentra, kun je jouw bestsellers opslaan en ze van daaruit rechtstreeks verzenden. Zo bespaar je niet alleen brandstoftoeslagen op deze leveringen, maar krijg je ze ook sneller bij je klanten.
Internationale verzendroutes optimaliseren
Voor internationale verzending kunnen derde partijen zoals “We Grow Webshops”, “europaket+”, of “Sira Logistics” je verzendroutes optimaliseren.
Deze dienstverleners vereenvoudigen de cross-border verzending door de goederen tot aan de grens te leveren en ze daar over te dragen aan lokale expediteurs. Dit betekent dat je de kosten van het transport naar de grens moet dragen, maar op verzendkosten en brandstoftoeslagen voor elk afzonderlijk pakket bespaart.
5. Onderhandel over je verzendcontracten
Als je je eigen contracten met vervoerders hebt, kunt je in sommige gevallen onderhandelen over toeslagen. Het is belangrijk dat je jouw producten en verzendvoorwaarden goed kent en deze transparant deelt in het gesprek.
Dan kun je de tarieven van de toeslagen verlagen of samen met de vervoerder alternatieve oplossingen vinden waarbij geen toeslagen worden berekend. Vervoerders vinden het belangrijker dat je via hen verzendt dan dat je naar de concurrentie overstapt.
Als je verzendvolumes te klein zijn voor je eigen contracten, kun je profiteren van kortingstarieven via verzendplatformen zoals Sendcloud. Voor sommige vervoerders hebben we hier gunstige voorwaarden bedongen. Dit betekent dat wij voor sommige vervoerders een limiet of een korting op de brandstoftoeslag bieden.
6. Automatiseer je verzending met verzendregels
Om je processen te optimaliseren en fouten bij het selecteren van een vervoerder tot een minimum te beperken, kun je dit proces automatiseren met slimme verzendregels. Op deze manier kun je toeslagen door te zware pakketten of verkeerde verzendmethoden voorkomen.
“Met verzendregels kun je er vooraf voor zorgen dat het juiste artikel met de juiste methode wordt verzonden. Je kunt dus rustig plannen welke combinatie het meest zinvol is en zo de menselijke foutenfactor bij het inpakken vermijden.” – Jasper Heinz, verzendexpert, Sendcloud.
Een voorbeeld: De regel “Verzending van zware goederen binnen Nederland” bepaalt bijvoorbeeld dat wanneer een pakket binnen Nederland wordt verzonden en het gewicht groter dan 20 kg en kleiner dan 22 is, altijd de verzendmethode “UPS Standard 20-22kg” moet worden geselecteerd. Zo eenvoudig is het.
Conclusie
Er is geen twijfel over mogelijk: toeslagen zijn vervelend. Gelukkig zijn er veel strategieën om ze te verminderen of zelfs te vermijden.
De beste manier om toeslagen te voorkomen is om je producten, verzendroutes en behoeften goed te kennen. Alleen dan kun je potentiële toeslagen identificeren en uiteindelijk voorkomen. Het is vooral belangrijk om de verpakkingen en verzendmethoden te optimaliseren, zodat ze zonder problemen het normale verzendproces kunnen doorlopen. Kijk ook naar de brandstoftoeslag van verschillende vervoerders en vergelijk deze om je kosten te drukken.
Gebruik de genoemde strategieën om erachter te komen welke het meest geschikt zijn voor jouw bedrijf. Gebruik partners en verzendsoftware om deze processen te automatiseren, maximale besparingen te realiseren en je te richten op belangrijkere zaken in uw e-commerce bedrijf dan toeslagen: de groei van je bedrijf.
Als je een Sendcloud gebruiker bent en vragen hebt over toeslagen van pakketdiensten, bekijk dan ons artikel over toeslagen in ons Helpcenter.
